RECOPILACION – PROCEDIMIENTOS EN LOS PROCESOS DECLARATIVOS

 

 

OBJETIVO GENERAL
Conocer las reglas generales de procedimiento diseñadas por el legislador para regular los actos procesales, particularmente los propios de los procesos declarativos.
OBJETIVO ESPECIFICO
Comprender cada una de las más importantes reglas de procedimiento para poder explicarlas y darles práctica y adecuada aplicación en el momento del adelantamiento del trámite procesal correspondiente, en especial cuando se trate de asuntos declarativos.
Inicio de audiencias y diligencias.

Las audiencias y diligencias deben iniciarse “…en el primer minuto de la hora señalada…”, dice el artículo 107, para enfatizar la imposibilidad de admitir retrasos y la ilegalidad que importa esperar hasta cuando haga el arribo la última de las personas llamadas a asistir; al tiempo impone que aun cuando “…ninguna de las partes o sus apoderados se hallen presentes…” las respectivas actuaciones han de comenzar puntualmente, con el propósito de no perder el recurso del tiempo y con la idea central de no lesionar el debido proceso que resultaría afectado si se da inicio a una actividad en hora distinta de la que fue citada. Igualmente, para complementar la regulación, enseña que las “…partes, los terceros intervinientes o sus apoderados que asistan después de iniciada la audiencia o diligencia…” la asumirán en el estado en que se encuentre al momento de su concurrencia, mandato con que se disipa cualquier du
da que pudiera anidar respecto al momento en que ha de comenzar cada actividad procesal, pues resulta clarísimo que debe abordarse durante el primer minuto de la hora en que fue citada, pese a que pudiera no estar presente alguna o ninguna de las partes o los terceros o sus apoderados, quienes, entonces, la asumirán en el instante en que lleguen a ella y en el estado en que se encuentre, sin que pueda por su tardío arribo volverse sobre los pasos andados. Quizá no sobra advertir que, de conformidad con el inciso 2 del numeral 4 del artículo 372, emerge una excepción a la regla vista, pues la audiencia inicial del proceso verbal “…no podrá celebrarse…” cuando ninguna de las partes concurra, en la medida en que lo
correcto, ante esa ausencia simultánea de los dos contendientes a esa especial actividad, es declarar terminado el proceso.
Presidencia de las audiencias y diligencias.
Como fluye natural en virtud del principio de inmediación y del postulado de dirección judicial del proceso, la audiencia es presidida por el respectivo juez quien, por ello, debe hallarse presente durante todo el acto y tomar todas las decisiones que sean menester de conformidad con las incidencias que allí se produzcan, como quiera que es de esencia de la oralidad en que viene comprometido el estatuto esa presencia, esa dirección y todo lo que implica la percepción directa del juzgador.
Si hasta ahora constituía práctica frecuente, aunque no reconocida por la ley, la de no presidir el juzgador personalmente las actuaciones, bajo la justificante del exceso laboral que imponía la necesidad de adelantar varias al mismo tiempo, desde ahora resulta claro que ya no se podrá realizar de esa manera la tarea, pues expresamente la norma en cita consagra la nulidad si se produce la “…ausencia del juez o de los magistrados…”, consecuencia que, se insiste, emerge de la necesaria aplicación correcta de la inmediación y del hecho, también, importantísimo, de inexistencia de actas escritas completas y detalladas que servían antes para justificar, de algún modo, la ausencia judicial, en cuanto se suponía que de todo lo acontecido quedaba constancia en ellas, mas, como ahora no hay tal opción porque de lo sucedido queda memoria en el respectivo audio o en el video, ya no puede acudirse a ese medio y, por tanto, tampoco a
la posibilidad de hacer constar una presencia que no es totalmente cierta.
Ahora, como el órgano judicial, en caso de ser colegiado, no es el magistrado sustanciador, salvo en lo atinente a la mayoría de los autos según dispone el artículo 35, la presencia de la Sala completa en la respectiva audiencia o diligencia es indispensable, lo cual tiene fundamento en la inmediación señalada atrás, pues, según aflora de todo el sistema, es allí, en la audiencia o diligencia, donde el órgano debe tomar cada una de las decisiones trascendentales para el asunto. Así, el tribunal debe estar representado allí por los tres magistrados de la Sala de Decisión y la Corte por los siete que componen la Sala de Casación, pues, se insiste, no acuden para ver actuar a sus compañeros, sino para decidir personalmente y de manera colectiva cada uno de los temas fundamentales sometidos a su consideración.
Ello no obsta para que la actuación se produzca aún sin la completud de la respectiva sala, pues asistiendo la mayoría se satisface el requisito; mas, para que la ausencia resulte válida y justificada se precisa que obedezca a un hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito del cual se debe dejar expresa constancia en el acta. De esta suerte, son dos los requisitos que impiden convertir en nulidad la falta de presencia de algún magistrado en la actuación: a) que haya una fuerza mayor o un caso fortuito sirviendo de base al abandono y, b) que de ese hecho quede constancia expresa en el acta escrita.
También con vista en la inmediación el régimen manda que cuando se produzca un cambio del juez que deba emitir sentencia, sea de primera o de segunda instancia, quien lo sustituya debe convocar a audiencia para repetir la oportunidad de alegaciones de las partes de tal suerte que oídas, se pronuncie la respectiva decisión, sin que haya lugar a la reiteración de las pruebas ya practicadas.
Esta es una solución práctica a un problema central que nace en la referida inmediación. En efecto, ésta consiste en la presencia personal del funcionario y, por allí, en la percepción directa de lo ocurrido en la audiencia, como soporte único de la sentencia que ha de proferir, de manera que, en principio, la imposibilidad del juzgador para emitir su fallo una vez concluida la audiencia como efecto del cambio de la persona del funcionario, debería generar la anulación de toda la audiencia y la necesidad de repetirla a fin de que quien venga a remplazarlo y a decidir tenga la oportunidad de aprehender directamente las pruebas y definir con sustento en su propia percepción sobre ellas.
Sin embargo, dada la frecuencia con que en Colombia ocurren cambios en los cargos judiciales, la posibilidad de anulación de audiencias realizadas frente a las cuales no se hubiera emitido decisión de fondo pudiera ser muy importante y servir de agravante a la ya tradicional congestión judicial. Así las cosas, parece menos traumático permitir que un juzgador ausente en la recolección probatoria, pero presente a la hora de las alegaciones de las partes, escuche tales posturas y emita decisión con asiento en ellas y en lo probatorio que consta en el audio o en el video correspondiente.
Continuidad de las audiencias y diligencias.
De conformidad con el postulado de concentración, cada una de las audiencias y diligencias debe realizarse sin solución de continuidad, vale decir, debe avanzar hasta su conclusión sin que pueda ser interrumpida o suspendida, salvo cuando expresamente el código lo permita, obviamente por vía excepcional. Como arriba se expuso, el fundamento de este principio se halla en la percepción directa del juzgador en tanto con base en ella es que emite su decisión final, de suerte que resulta imperativo adelantar la audiencia y en unidad de acto, esto es, sin interrupción ni suspensión, decidir en forma oral e inmediata, con la finalidad de evitar la lesión que sin duda el tiempo causa en a la memoria del funcionario y de los demás sujetos procesales.
El juez, como director procesal que es, debe precaver lo que sea menester a fin de garantir que tal orden de cosas se produzca de esa manera. Esto es, al juzgador corresponde establecer los horarios, planear el orden de las audiencias y diligencias e impedir que las iniciadas deban ser interrumpidas para dar paso a otras ya señaladas. Una buena práctica impone que se agrupen audiencias según los temas, según la complejidad probatoria o la jurídica y se realicen en oportunidades cercanas, sin que puedan entrecruzarse, con la idea no solo de lograr la concentración de cada una, sino de obtener la mayor eficiencia al impedir doble preparación. El “…incumplimiento de este deber constituirá falta grave sancionable conforme al régimen disciplinario…”, dice el inciso segundo del numeral segundo del artículo 107, para enfatizar su propósito central en este aspecto.
Término de las intervenciones.
Durante el curso de la audiencia las intervenciones de cada uno de los sujetos procesales no pueden exceder de 20 minutos, puesto que es intención la eficiencia y, por tanto, se impone evitar la dilación, el formalismo vacuo, la pérdida de tiempo y todo aquello que no preste un verdadero servicio al fin último de la administración de justicia. Y, por esta razón es que el límite se halla en ese número de minutos, sin que por ello pueda predicarse que tales sujetos cuentan con todo ese tiempo inexorablemente, pues no es así. Huelga decir, cada uno tiene “hasta” ese término, pero es el juez quien decide si otorga menos o, eventualmente, más, lo cual es apenas lógico y natural, en la medida en que no todos los asuntos son de la misma complejidad. De modo que los 20 minutos constituyen un referente para que el juzgador, en su calidad de director del proceso y de la audiencia, y atendidas las condiciones especiales del caso concreto, determine el lapso necesario para las intervenciones de las partes. Y contra esa decisión no procede recurso alguno.
Oralidad de las intervenciones.
Tales intervenciones orales no pueden ser sustituidas por escritos, dice el inciso primero del numeral sexto del artículo 107. Ello, porque, como antes se ha dejado sentado, el régimen seleccionado por el código es el de predominio de la oralidad, por lo menos en la fase en que ya se ha trabado el litigio, motivo que impone la comunicación oral y excluye, en lo posible, la escrita. Así pues, no resulta admisible que alguna de las partes pretenda sustituir su alocución mediante la entrega de escritos, en tanto rompería con ello
el sistema. Lo deseable es que en la audiencia todos los sujetos se comuniquen oralmente para obtener las ventajas que ello entraña, como la espontaneidad, la agilidad, etc. Es posible, en nuestro criterio, que el interesado lea el discurso preparado con antelación y por escrito; pero es de recordar que ello puede implicar una pérdida de oportunidad de convencer, pues, regularmente, las lecturas en público y en alta voz terminan generando monotonía, aburrimiento y desconcentración, salvas algunas escasísimas excepciones. Igualmente, no es de descartar el significativo hecho consistente en que tal preparación y escrito impiden tener en cuenta lo sucedido en la audiencia, inmediatamente antes de la lectura, y por tanto posibilitan la pérdida de material probatorio o argumentativo probablemente esencial.
Actas de audiencias y diligencias.
En principio no debe haber actas escritas. Este es un mandato enderezado a establecer agilidad procesal y a eliminar el trámite que algunos han denominado verbalizado, consistente en recibir la prueba de manera directa y de viva voz, pero reducirla a escrito a fin de que el juez fallador, con cimiento en esa acta, defina el asunto. Es idea del sistema que ahora se adopta que no existan tales actas escritas, como quiera que con ellas se pierde originalidad, espontaneidad, comunicación no verbal, percepción directa del juzgador sobre la prueba, etc. Por eso en el numeral 4 del precepto en cita se enseña cómo la actuación adelantada en audiencia o diligencia se graba usando medios de audio, o cualquiera otro que ofrezca seguridad para el registro de lo actuado. Pero, y esto es de suma importancia, la
finalidad de esa grabación no está en servir de recuerdo al juzgador, dado que éste debe decidir con asiento en su personal percepción, como quiera que la sentencia ha de ser oral e inmediata, esto es, una vez concluidas las alegaciones finales de las partes. El fin de aquella se encuentra en la necesidad de guardar memoria de lo acontecido en la audiencia, para efectos de los recursos, ordinarios o extraordinarios, o para el conocimiento posterior de los sujetos procesales.
Desde luego, como con frecuencia sucede, los postulados generales regularmente tienen excepciones y esta no es una ocasión distinta, pues la misma norma reconoce la necesidad de tener también archivo escrito que preste el servicio de guía elemental de lo sucedido y por eso es que autoriza la confección de un acta que se “limitará” a consignar el nombre de quienes intervinieron como partes, apoderados, testigos y auxiliares de la justicia, así como la relación de los documentos presentados allí y la parte resolutiva de la sentencia. Tal documento se rubrica únicamente por el respectivo juez, vale decir, no se requiere la firma de las partes o de los terceros que intervinieron, y por eso tampoco puede servir de medio para que esas partes o terceros dejen constancias acerca de lo sucedido, pues ellas debieron quedar en la grabación o el video. De ella hará parte “…el formato de control de asistencia de quienes intervinieron”, reza la norma, y lo anuncia de esa manera para que no quede duda acerca de que las firmas impuestas allí por los sujetos procesales, solamente tienen el fin de mostrar la circunstancia de haber asistido a la actividad.
Otras excepciones contempladas por el precepto, frente a la buscada inexistencia de actas escritas, se encuentran en la permisión de levantarlas sólo “…cuando se trate de audiencias o diligencias que deban practicarse por fuera del despacho judicial…”, o cuando “…se presenten fallas en los medios de grabación…”, casos en los cuales puede el juez puede ordenar que los actos procesales allí realizados consten en actas sustitutivas del sistema de registro o complementarias; todo, porque puede acontecer que al realizar diligencias o audiencias fuera del despacho resulte imposible tomar grabaciones, ya por falta de energía, ora por ausencia de equipos, etc., y eventualmente aparezca más fácil utilizar una máquina de escribir o, inclusive, hacer anotaciones a mano alzada o de otra índole, siempre que se cumpla la función de legibilidad. Igualmente, si se presentan problemas técnicos en el sistema de grabación durante la audiencia, debe haber la posibilidad de continuarla, en garantía del principio de concentración, y para ello se consiente el levantamiento de actas, bien para que sustituyan el registro o para que lo complementen, pues puede acontecer que las falencias no sean enteras sino fragmentarias y que, por ello, no sea menester reemplazar totalmente la grabación, sino llenar sus vacíos o sus yerros.
Prohibición de reproducir por escrito.
Queda prohibido totalmente a los despachos judiciales hacer la “…reproducción escrita de las grabaciones…”, con el propósito de poner en evidencia cómo es que el código definitivamente no quiere que se pierda tiempo en tales actividades, por sí innecesarias. De esta
forma, se garantiza que los empleados de los juzgados, por no estar legalmente autorizados para realizar tales comportamientos, no los llevarán a efecto, y que, si lo tienen a bien, han de ser los abogados o las partes quienes dediquen su tiempo o sus recursos a obtener la reducción a escrito de lo sucedido en las audiencias o diligencias y registrado mediante grabación.
De tales grabaciones debe tenerse siempre el original y por lo menos un duplicado, a fin de que el primero haga parte del respectivo expediente y el segundo del archivo del juzgado, del cual es responsable el secretario, en tanto es bajo su “…custodia directa…” que se deja, según expresión textual del estatuto. Ello no obsta para que cualquier interesado pueda “…solicitar una copia de las grabaciones o del acta…”, salvo en el preciso evento de audiencia o diligencia reservada, de conformidad con lo visto acerca de las salvedades frente al postulado de publicidad, pues mientras tal reserva no exista, tampoco hay obstáculo para que acceda cualquier persona al contenido de la audiencia que fue pública. Naturalmente, no tiene el Estado que ser el responsable del gasto que con ello se cause y, por eso, es deber de quien solicita tal copia o conjunto de copias, proporcionar “…los medios necesarios…” para lograrlo.
Intervención de las partes: presencial y directa.
La asistencia a las audiencias y diligencias debe ser presencial y directa, como lo exige la necesaria inmediación, a fin de establecer la comunicación directa entre las partes y las fuentes de prueba con el juez. Sin embargo, puede este autorizar la participación de los sujetos procesales mediante el sistema de videoconferencia, teleconferencia o
cualquier otro medio técnico, siempre que obre a favor de esa posibilidad una causa justificada que permita al funcionario hacer la concesión. Así, si un testigo se halla lejos del lugar en que ha de celebrarse la audiencia o diligencia y la parte interesada no puede costear su transporte, cabe autorizarse que rinda su exposición por la vía más fácil, como igualmente lo consagra el inciso segundo del artículo 37, al permitir que la comisión consista en una solicitud de auxilio a otro servidor público para que realice las diligencias necesarias encaminadas a facilitar la práctica de pruebas por medio idóneo de comunicación simultánea.
Memoriales y comunicaciones.
Puesto que el código toma partido decididamente por la utilización de los sistemas de comunicación modernos y exige la adaptación del procedimiento a fin de hallar agilidad, permite que los memoriales puedan presentarse por “…cualquier medio idóneo…”, lo cual supone la posibilidad de comunicarse con los jueces por senderos distintos al del papel que hasta ahora ha sido el protagonista, acudiendo incluso al internet, y ordena a las autoridades judiciales mantener “…el buzón de correo electrónico con disponibilidad suficiente para recibir los mensajes de datos…”, en un énfasis a favor de ese sistema que resultaba desconocido en el Código de Procedimiento Civil vigente desde 1970, por obvias razones, pero que a partir del nuevo Código General del Proceso se convierte en alusión familiar y en la práctica seguramente en frecuente medio de información.
Los memoriales se entienden “…presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término…”, a menos que hayan sido radicados en la oficina judicial, centro de apoyo, secretaría conjunta, centro de radicación o similar, caso en el cual la “…presentación se entiende realizada el día en que fue radicado el memorial en alguna de estas dependencias…”, disposición entendible y razonable en la medida en que al usuario no se le pueden imponer más cargas de las que racionalmente correspondan, como sería la de verificar que presentado su escrito temporariamente en la oficina respectiva llegara en tiempo a su destino final, siendo que ese tránsito ya no se encuentra bajo su dirección o manejo.
Quizá vale la pena aclarar que a los memoriales remitidos por el sistema de mensajes de datos también se aplica esta regla, de suerte que se entienden allegados tempestivamente, como atrás se señaló, si son recibidos antes del cierre del despacho el día en que vence el respectivo plazo, de donde emerge que no es cierto que por llegar mediante correo de datos puede acceder en el día correspondiente sin importar la hora de arribo, como algunos intérpretes han querido entenderlo, pues ello engendraría una desigualdad injustificada; si, por ejemplo, el término vence el diez de diciembre y el despacho se cierra, por disposición legal, a las cuatro de la tarde, el correo electrónico debe arribar antes de esa hora, so pena de entenderse como tardía su recepción. Desde luego, si tal correo llegara el nueve de ese diciembre a las once de la noche, cuando el despacho estuviera cerrado, ese acceso sería adecuado, porque no se ha producido aún el día y hora
de oclusión de la oportunidad, que, como se dijo, para efectos del ejemplo, es a las cuatro del diez.
Al secretario corresponde dejar constancia expresa de la fecha y hora de llegada de los memoriales, así como agregarlos a los expedientes e ingresarlos al despacho para su decisión. Esta última actividad puede ocurrir inmediatamente llega el respectivo escrito al juzgado o después, en ocasión distinta, según el caso. Se ingresan de manera rápida únicamente cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera de audiencia y no se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común para varias personas. Pertenecen a esta categoría, entre otras, las solicitudes de medidas cautelares realizadas fuera de audiencia o diligencia, pues, acorde con el artículo 588, el juez debe resolver sobre ellas a más tardar al día siguiente de la presentación de la petición o del reparto y, por ello, el secretario debe hacérselas conocer velozmente, como aflora evidente.
Naturalmente, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario debe esperar a que tal plazo transcurra completamente para todas las partes a favor de quienes se halla corriendo y luego sí le es permitido hacer el respectivo ingreso. Además, como viene de lo dicho, si el asunto a que se refiere el memorial o el escrito no debe resolverse por fuera de audiencia, sino en medio de ella, el aludido servidor lo agregará al expediente, no le hará ingreso al despacho puesto que no lo requiere, y el juez resolverá lo pertinente en el momento en que corresponda en la indicada audiencia o diligencia.
Consistente el régimen con la idea de eficiencia y con la de informalidad que han sido expuestas, también quiere que los tribunales y jueces –entre los que se incluye a la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia, dado que para estos efectos es un tribunal, aunque la norma no lo haya dicho expresamente-, se entiendan con las demás autoridades y con los particulares, mediante despachos y oficios que han de enviarse “…por el medio más rápido y con las debidas seguridades…”; incluso puede el juez –y esta expresión incluye a los tribunales y la Corte- remitir sus comunicaciones “…a través de mensajes de datos…” o “…por cualquier otro medio técnico de comunicación que tenga a su disposición…”, como podría ser el teléfono, de lo cual “…deberá dejar constancia”.
Parece conveniente insistir en que es propósito de este régimen reducir las formalidades a la mínima expresión posible, -como en su momento se manifestó al aludir al contenido del artículo 11, en el capítulo destinado a los principios que lo iluminan-, siempre, claro está, garantizando los derechos de las partes, así como lo es lograr eficiencia y sencillez, a fin de cumplir las finalidades procesales de manera ágil, aunque con justeza, aspecto en que se halla el fundamento de las presentes disposiciones, según puede con facilidad observarse. Si en los trámites de la acción de tutela resultó tan eficaz, amén de nunca lesiva de los derechos de los contendientes esa informalidad, no vio el legislador razón para mantener un sistema comunicacional lento, formal y generalmente ineficiente en los asuntos ordinarios y otro, probadamente efectivo en los procedimientos
constitucionales. Esto es, la buena experiencia que trajo la acción de tutela terminó contagiando al nuevo derecho procesal civil, de familia, comercial y agrario.
No sobra decir que así como en la tramitación del amparo constitucional el secretario o el auxiliar judicial dejan normalmente constancia de la llamada telefónica que hicieron y de su respectivo resultado, igualmente cuando actúen en similar forma dentro de un proceso civil, han de hacer la misma manifestación para que quien acceda al expediente tenga la respectiva información.
Traslados.
Como quiera que la actuación procesal puede suceder por escrito, fundamentalmente durante la etapa inicial del trámite, y de manera oral en el curso de la audiencia o diligencia, era menester que el código regulara el manejo de los traslados según que debieran ocurrir escrituralmente o mediante oralidad. Por ello, en el artículo 110, dispuso cómo cualquier traslado que deba surtirse en audiencia se cumple permitiéndole a la parte respectiva que haga uso de la palabra; permisión que no requiere vocablos sacramentales, ni expresiones formales de ninguna índole, pues, como se ha insistido, lo esencial es que pueda acceder la respectiva parte a su oportunidad de intervención.
A su vez, con asiento en la misma norma, si lo requerido es que se surta un traslado por fuera de audiencia, como sucedería con la reposición interpuesta frente a un auto escrito, tal actividad se cumple en secretaría por un término de tres días, sin necesidad de auto que lo
disponga ni de constancia en el expediente, mas, sí se exige la inclusión del asunto en una lista que se ha de mantener a disposición de las partes en secretaría por un día, a partir del cual corren los tres indicados.
Términos.
Con respecto a los términos el nuevo régimen dispone, siguiendo, aunque no del todo, al antiguo, que los señalados para la realización de los actos de las partes y de los auxiliares de la justicia son perentorios e improrrogables, razón que supone secuelas procesales adversas a quien los incumpla. Mas, no tienen esas calidades los indicados para el juez, postulado que ya estaba en la legislación vernácula y que implica cómo la vulneración de los plazos establecidos para que el juzgador lleve a efecto sus actos, no constituye, por lo general, causal de invalidación o de otro tipo de consecuencia en el interior del trámite; sin embargo, se insiste que el juez está obligado a cumplirlos estrictamente, y que su inobservancia injustificada genera consecuencias legales, normalmente disciplinarias.
Empero, como una excepción expresa a esa regla general, y continuando con lo que ya constituía tradición normativa desde 2010 cuando se incluyó en la ley 1395, dispone el artículo 121 que la duración razonable máxima de un proceso en primera instancia no debe superar un año y en segunda seis meses, disposición que pretende ofrecer realidad práctica al postulado de tutela judicial efectiva consagrado en el precepto 2, en la medida en que hace parte del núcleo de la mencionada garantía el derecho de los ciudadanos a
obtener resolución de sus controversias en un periodo racionalmente adecuado, que el legislador estima en esos específicos términos.
Tanta importancia encuentra el legislador en ese derecho que, para asegurar su satisfacción y evitar su conversión en letra muerta, hace fluir la pérdida automática de competencia del juez que viene conociendo del asunto una vez que tales plazos se vencen sin haberse pronunciado la decisión final. Con similar objeto, determina cómo a partir de tal instante todas las actuaciones adelantadas son nulas de pleno derecho, a modo de consecuencia procesal inmediata, y cómo esa circunstancia constituye criterio obligatorio de calificación de desempeño del funcionario, a manera de secuela administrativa ulterior.
El año establecido para adelantar la primera instancia se comienza a contar desde la notificación del auto admisorio o del mandamiento de pago a la parte demandada o ejecutada, siempre que, de conformidad con el inciso 6º del artículo 90, dentro de los 30 días siguientes a la presentación de la demanda el juzgado haya comunicado legalmente tal providencia o la de rechazo, al demandante o al ejecutante, según sea el caso. Si transcurre dicho periodo sin que el juzgado haya cumplido el deber indicado, el año se debe computar desde el día siguiente a la fecha de presentación de la demanda.
Como fácil se avista, es al despacho judicial al que se pretende comprometer para que en el menor tiempo (30 días) decida y comunique acerca de la admisión, la inadmisión o el rechazo de la demanda, so pena de que, si así no actúa, sus plazos para decidir
definitivamente el asunto se vean reducidos sustancialmente, lo cual puede comprometer seriamente la responsabilidad disciplinaria del funcionario.
Los seis meses con que cuenta la segunda instancia comienzan a correr desde la recepción del expediente en la secretaría del juzgado o del tribunal.
La mecánica diseñada por el legislador para evitar mayor demora determina que una vez ocurrida la pérdida de competencia debe el funcionario remitir de manera inmediata el expediente, y sin que deba pasar por oficinas de apoyo judicial o de reparto, al que le sigue en turno e informar a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. De igual forma, el que lo recibe ha de avisar a esa entidad acerca de la recepción y de la emisión de la sentencia, la que se pronunciará dentro de los seis meses siguientes al recibo.
Aunque el anterior es principio iluminador de todos los casos en que suceda el anotado supuesto fáctico, nada impide que el Consejo Superior de la Judicatura, cuando halle demostrada la presencia de congestión judicial en específicos municipios o circuitos, disponga que los jueces o magistrados remitan a esa corporación o a algún determinado funcionario los expedientes respectivos, con la idea de eludir la mayor recarga y lentitud que podría implicar la remisión a despachos ya saturados de asuntos por definir y aprovechar en lo posible aquellos que pudieran tener mejores posibilidades para la resolución, ya por razones de baja carga ora porque se creen con esa explícita función.
Naturalmente, puede suceder que en un determinado lugar no exista sino un juez de la misma categoría y especialidad, civil municipal o de circuito o de familia, lo cual engendraría la imposibilidad de aplicación de la norma por no tener este a quien enviar los trámites en que ha perdido competencia. Sin embargo, ha dispuesto el legislador que en tales circunstancias, debe el tribunal superior, mediante su sala de gobierno, designar el estrado al que corresponderá definir el proceso o los procesos en cuestión.
Finalmente, con respecto al punto de que se está tratando es importante advertir cómo, de conformidad con la norma en cita, es permitido excepcionalmente al juez o magistrado prorrogar por una sola vez y hasta por seis meses el plazo que inicialmente tenía para decidir el asunto, siempre y cuando, eso sí, que rinda explicación sobre la necesidad de la indicada prórroga, la cual puede y debe brindarse, creemos, en la misma providencia que, dicho sea de una vez, no admite ningún recurso. La figura de esta prórroga ya comenzó su vigencia, pese a que el resto del artículo aún no ha entrado a regir.
Expedientes.
Advertido como atrás quedó que a partir del vigor del Código General del Proceso la oralidad y las herramientas tecnológicas comienzan a abrirse espacio y a reducir la importancia de la escritura, aflora a modo de obvia consecuencia la necesidad de abandonar el tipo de expediente conocido hasta ahora, para que en su lugar tome asiento un sistema consistente en la guarda de memoria de los actos procesales mediante los documentos escritos que componen, generalmente, la primera parte del proceso, esto es, la demanda, el
auto que la admite y su contestación, así como en grabación o vídeo la siguiente y última, correspondiente a la audiencia. Además, no solo no se excluye sino que se incluye decididamente el uso de la tecnología de las comunicaciones, que pondrá en ejecución el denominado expediente digital, al que también alude la normatividad próxima a regir cuando permite que, cumplidas algunas condiciones, se conforme íntegramente por mensajes de datos